Gedeelde HR-inbox voor medewerkersvragen
HeedBox is bedoeld om eigenaarschap en opvolging van HR-vragen in een gedeelde mailbox zichtbaar te maken. Bevoegde medewerkers beoordelen suggesties en bepalen welke informatie gedeeld mag worden voordat ze verzenden.
Het probleem
Een medewerker mailt hr@ over verlof met een privébijlage. Meerdere HR-collega's zien de mailbox, maar alleen een aangewezen medewerker hoort het antwoord en de behandeling van de bijlage te bepalen.
Een werkbare aanpak
- Wijs het verzoek toe aan de bevoegde HR-medewerker en controleer de interne toegangsregels.
- Leg de benodigde beleids- of leidinggevendecontrole vast als taak, zonder gevoelige details onnodig in notities te kopiëren.
- Controleer privacy en juistheid van het antwoord; een bevoegde medewerker bevestigt verzending.
Hoe HeedBox kan helpen
De workflow kan een eigenaar en openstaande actie tonen. Jevs suggesties nemen geen personeelsbesluiten, leggen beleid niet definitief uit en verruimen geen mailboxrechten.
Veelgestelde vragen
Beslist Heed over verlof of arbeidsvoorwaarden?
Nee. HR-medewerkers passen het eigen beleid toe en keuren antwoorden goed.
Wijzigt HeedBox de toegang tot de mailbox?
Nee. Microsoft 365-beheerders beoordelen en keuren de mailboxrechten tijdens de inrichting goed.
Bespreek uw eigen workflow
De juiste inrichting hangt af van uw Microsoft 365-rechten, teamafspraken en huidige processen.
Plan een gesprek